Ein Beitrag aus der Reihe „Richtig telefonieren – Tipps aus dem Telefontraining“
Die wichtigste Regel zur Frage, wie laut und wie schnell man am Telefon sprechen soll lautet: Passen Sie sich an Ihre Gesprächspartner an.
Wenn Ihr Gesprächspartner schnell spricht, sollten Sie ebenfalls ein höheres Tempo wählen, spricht er oder sie langsam, sollten Sie bremsen. Mit der Anpassung der Geschwindigkeit sorgen Sie dafür, dass Ihr Gesprächspartner sich wahr- und ernstgenommen fühlt, gern mit Ihnen im Gespräch ist und Ihre Botschaften versteht.
Manche Menschen tun sich schwer damit, eine langsame Geschwindigkeit zu wählen. Für sie habe ich den Tipp, bewusst Bauchatmung zu praktizieren. Also lehnen Sie sich zurück, atmen Sie in tiefen und langen Zügen so, dass sich Ihre Bauchdecke mit den Atemzügen sichtbar hebt und senkt. Sie werden die Wirkung sehr rasch und unmittelbar spüren. Dann telefonieren Sie.
Für die Lautstärke gilt die Anpassungs-Regel ebenfalls und zudem noch ein weiterer Tipp: wenn Sie wollen, dass Ihr Gesprächspartner dem, was Sie gleich sagen werden, besonders aufmerksam lauscht, dann werden Sie leiser. Nicht viel, nur eine Nuance. Und Ihr Gesprächspartner ist ganz Ohr.
Allzu leise Stimmen am Telefon erfordern sehr viel Konzentration und strengen an, sie ermüden. Sehr laute Stimmen können sogar schmerzen. Wie laut Sie zu hören sind, hängt allerdings nicht nur von Ihrer Sprechweise ab. Auch die Technik hat ihren Anteil, die Qualität und Position Ihres Mikrofons etwa. Um zu überprüfen, ob Ihre Lautstärke im angenehmen Bereich ist, rufen Sie am besten eine Nummer an, auf deren Sprachbox Sie sprechen und sich nachher selbst anhören können. Das empfehle ich auch für Auto-Freisprechanlagen.
Sollten Sie den Wunsch verspüren, Ihre Gesprächspartner in deren Laustärke oder Geschwindigkeit zu beeinflussen, führt der Weg ebenfalls über Anpassung. Werden Sie also zunächst langsamer, um einen allzu bedächtigen Gesprächspartner zu beschleunigen. Bauen Sie einen unsichtbaren „Draht“ zueinander auf dieser formalen Ebene auf, in der Psychologie nennt man das Rapport. Und dann werden Sie in kleinen Schritten kontinuierlich ein wenig schneller. Steht der „Draht“, ziehen Sie den Partner mit.
In unserem 1-Tages-Telefontraining „Telefontraining: wirkungsvoll und kundenorientiert telefonieren“ lernen Ihre Mitarbeiter, wie man die Grundlagen für ein professionelles, positives und sicheres Auftreten am Telefon in jeder Gesprächssituation schafft. Die Wahl der richtigen Sprechgeschwindigkeit und Lautstärke wird mit dabei intensiv trainiert.
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